Carta inutile addio,
passi avanti verso l’amministrazione digitale

Eliminare l’utilizzo della carta dovunque possibile per aumentare l’efficienza della macchina amministrativa. Con questo obiettivo la giunta sta intervenendo sui processi organizzativi interni per semplificare e velocizzare i tempi di gestione delle pratiche amministrative. “Ovviamente togliere la carta porta anche a un risparmio economico – sottolinea l’assessore all’Innovazione Paolo Coppola –. Ancora più importante è però il risparmio in termini di tempo perché consente di rendere più efficace il lavoro degli uffici, che potranno anche gestire gli archivi in maniera più efficiente”.
Secondo una ricerca di Xplor Italia Research “la conservazione analogica costa ogni anno dal 2 al 4% del PIL, ogni anno vengono buttati 10 miliardi di carta, il 7,5% dei documenti viene perso e il 3% archiviato erroneamente, e il personale della p.a. spende dal 5 al 15% del proprio tempo per leggere un’informazione e fino al 50% per la sua ricerca, per un totale di 400 ore in un anno per cercare documenti che non si trovano”. Un recente provvedimento adottato dalla giunta ha stabilito che tutti i documenti riguardanti i dipendenti comunali dovranno essere inviati esclusivamente via mail.

L’introduzione di questa nuova regola, che riguarderà tre uffici del Servizio Personale (Amministrazione, Previdenza e Trattamento Economico), si tradurrà in un notevole risparmio di tempo. Secondo le stime l’eliminazione dell’invio dei soli documenti in cartaceo relativi all’ufficio personale consentirà di risparmiare ogni mese mediamente l’equivalente di 40 ore di lavoro di un dipendente (più di una settimana lavorativa). Un’economia che in un anno corrisponde a circa 9 mila euro. “Riducendo i tempi di comunicazione e di gestione delle pratiche si risparmiano risorse – spiega Coppola – perché i dipendenti potranno dedicare il tempo guadagnato ad altre attività”. Parallelamente l’amministrazione comunale ha avviato altri progetti orientati alla dematerializzazione dei processi amministrativi.

Oltre alla digitalizzazione dei cartellini anagrafici dei cittadini – un’azione attualmente in corso – la giunta ha varato anche l’attivazione della casella di posta elettronica certificata, un sistema che replica il modello della raccomandata con ricevuta di ritorno della posta tradizionale. “Al di là dell’utilizzo di questa nuova funzione – sottolinea Coppola – questo sistema è in grado di innescare un circuito virtuoso per l’ente, perché in questo modo all’interno della pubblica amministrazione circolerà esclusivamente materiale elettronico. Questa nuova funzione – conclude Coppola – potrà semplificare e velocizzare lo scambio di documenti e di informazioni sia con gli altri enti pubblici sia con gli studi professionali che collaborano con il Comune”.